Politique de confidentialité

 

Politique sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels

« Politique de confidentialité »

  • Objectif et portée de la politique
  • Collecte, utilisation et communication de l’information personnelle
  • Consentement
  • Exactitude
  • Conservation
  • Sécurité
  • Accès aux renseignements personnels
  • Site Web
  • Modification des pratiques de HS et de la présente politique

 

1. Objectif et portée de la politique

Hawktree Solutions (« HS ») s’est engagée à respecter la vie privée de ses clients. Par conséquent, nous avons préparé la présente politique décrivant notre ligne de conduite et nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.

La présente politique concerne les renseignements personnels recueillis auprès et au sujet des personnes qui sont ou qui pourraient devenir des clients de HS, ainsi que d’autres personnes à l’extérieur de HS avec lesquelles nous travaillons.

Toute personne ayant des questions concernant : (i) l’accès aux renseignements personnels; (ii) la collecte, l’utilisation et la gestion ou la communication des renseignements personnels par ou pour HS ; ou (iii) la présente politique est priée de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels chez HS, à son siège à Ottawa.

 

2. Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels

Aux fins de la présente politique :

« Client » s’entend d’une personne qui a demandé ou utilisé les services de HS ou acheté un produit de HS, mais exclut les employés ou les entrepreneurs de HS;

« Renseignements personnels » s’entend de toute information, enregistrée sous n’importe quelle forme, concernant un individu identifié ou un individu dont on pourrait déduire ou déterminer l’identité grâce à cette information, mais exclut les coordonnées d’affaires de la personne.

 

HS utilise les renseignements personnels verbaux ou écrits fournis par les clients pour servir ses clients. Les renseignements personnels seront recueillis, dans la mesure du possible, directement auprès de la personne concernée.

 

Les renseignements personnels peuvent, de temps à autre, être communiqués à des tiers pour aider HS à administrer et à gérer ses services. Nous prendrons des mesures raisonnables pour permettre aux individus de refuser de consentir ou de limiter leur consentement au partage de ces renseignements.

 

Lorsqu’un client ne veut pas que son nom et ses renseignements personnels soient communiqués à d’autres organisations comme prévu dans la présente politique, ou lorsqu’un client ne veut pas recevoir de l’information sur d’autres services, il ou elle peut en informer HS. L’avis doit être donné par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de HS à son siège à Ottawa.

 

Lorsque les renseignements personnels concernent la santé, le consentement écrit du client sera obtenu avant que l’information soit divulguée à des tiers, à moins d’indication contraire dans la présente politique ou la loi.

 

HS peut divulguer des renseignements personnels sur les clients à des organisations ou individus qui fournissent des services pour le compte de HS. En utilisant des ententes contractuelles ou autres, nous allons nous assurer que les agents, entrepreneurs et autres tiers qui reçoivent des renseignements personnels pour la prestation des services agissent conformément à la présente politique et acceptent aussi d’utiliser ces renseignements uniquement aux fins de la prestation de services à HS ou pour HS de manière conforme à nos instructions.

 

Veuillez noter qu’il y a des circonstances dans lesquelles l’utilisation ou la communication de renseignements personnels peut être justifiée ou permise ou dans lesquelles nous sommes obligés de communiquer l’information sans votre consentement. Ces circonstances peuvent comprendre les cas suivants :

  • une ordonnance de la cour ou une obligation imposée par un tribunal, un organisme administratif ou un autre tribunal gouvernemental nous y oblige;
  • nous croyons, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
  • cela est nécessaire pour nous permettre d’intenter des recours possibles ou de limiter tout dommage que nous pourrions subir;
  • les renseignements communiqués ou utilisés sont du domaine public.

Dans les situations où nous sommes obligés ou autorisés à communiquer des renseignements sans votre consentement, nous ne communiquerons pas plus de renseignements que ceux qui sont exigés dans les circonstances pertinentes.

 

3. Consentement

HS considère que lorsqu’une personne lui fournit des renseignements personnels, cette personne consent à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels en conformité avec la présente politique. Nous pourrions demander des autorisations ou consentements précis additionnels de temps à autre, lorsque la loi l’exige ou dans des situations où nous considérons que cela est nécessaire ou approprié.

 

Sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles pertinentes auxquelles une personne pourrait être assujettie, une personne est libre de refuser ou de retirer son consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels en tout temps, avec un préavis raisonnable donné par écrit à HS. Il convient de faire remarquer que dans certaines circonstances, HS ne peut fournir certains services que si les renseignements personnels ne sont pas disponibles.

 

4. Exactitude

HS s’efforce de s’assurer que les renseignements personnels fournis par les clients ou en sa possession sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles nous utilisons ces données. Une personne qui croit que tout renseignement personnel la concernant est inexact peut demander que l’information soit mise à jour. Nous nous réservons le droit de ne pas modifier tout renseignement personnel, mais nous allons ajouter tout texte de remplacement que la personne concernée croit approprié. Une personne peut aussi demander que nous supprimions ses renseignements personnels dans notre système et nos registres. Il est à noter qu’en raison de contraintes techniques, il se peut que des renseignements personnels demeurent dans nos systèmes après que nous avons fait des efforts raisonnables pour les supprimer.

 

5. Conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire dicté par la loi ou par les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous prenons des mesures raisonnables pour détruire, supprimer ou effacer les renseignements personnels qui ne sont plus requis.

 

6. Sécurité

Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physique, procédurale et technique adéquates pour nos bureaux et nos installations de stockage de l’information afin de prévenir toute perte, utilisation inappropriée, communication ou modification de renseignements personnels ou tout accès non autorisé à ces renseignements.

 

Seuls les employés que la direction considère avoir besoin de connaître les renseignements personnels pour mener à bien les activités de HS et fournir ses services et programmes sont autorisés à accéder à ces renseignements personnels. En vertu de la politique de HS, toute utilisation inappropriée de renseignements personnels par un employé est considérée comme une infraction grave pour lesquels des mesures disciplinaires peuvent être prises.

 

7. Accès aux renseignements personnels

HS autorise l’accès aux renseignements personnels sur un individu et leur examen uniquement par l’individu concerné. Nous exigeons de l’information suffisante pour confirmer l’identité de la personne qui fait la demande avant de lui donner accès aux renseignements. Nous nous efforçons de fournir les renseignements dans un délai raisonnable.

 

Nous nous réservons le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque la communication de l’information demandée

  • pourrait nuire ou menacer les intérêts ou la sécurité d’autres personnes
  • ou lorsque l’information requise :
  • n’est pas facilement récupérable et que les efforts nécessaires ou le coût de la communication de l’information seraient disproportionnés par rapport à la nature ou à la valeur des renseignements;
  • n’existe pas, n’est pas détenue ou ne peut pas être trouvée;
  • ne doit pas être communiquée pour n’importe quel motif légal;
  • n’est pas tenue d’être communiquée par la loi.

Lorsque les renseignements ne sont pas ou ne peuvent pas être communiqués, nous informerons la personne ayant fait la demande des raisons pour lesquelles sa demande a été refusée.

 

8. Site Web

Hawktree Solutions (HS) peut recueillir des renseignements personnels ayant trait aux personnes qui accèdent à son site Web.

Nous ne partageons pas les renseignements personnels obtenus par l’entremise de notre site Web avec des tiers, sauf avec les personnes avec lesquelles nous avons conclu des contrats pour administrer nos besoins en matière de technologie de l’information et qui acceptent de se conformer à nos politiques et exigences en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité.

La présente politique sur la confidentialité ne s’applique pas à tout autre site Web qui peut être mentionné dans le site Web de HS ou auquel il est possible d’accéder par l’entremise du site Web de HS. HS n’est pas responsable de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels de tout autre site mentionné dans le site www.produitscroixrouge.ca ou auquel une personne a accédé par l’entremise de ce site. Nous encourageons les personnes qui accèdent à d’autres sites Web à examiner soigneusement les politiques sur la protection des renseignements personnels de chaque site auquel elles accèdent avant de fournir des renseignements personnels au propriétaire ou à l’exploitant de ce site.

 

9. Modification des pratiques de HS et de la présente politique

La présente politique est entrée en vigueur en novembre 2010. Nous allons examiner et possiblement réviser nos pratiques sur la protection des renseignements personnels ainsi que la présente politique. Les changements de la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis à compter de la date d’entrée en vigueur de la politique révisée, ainsi qu’aux renseignements existants que nous détenons.

 

Pour de plus amples renseignements, veuillez nous envoyer un courriel.